IT Disziplinen, die korrekt implementiert, nachhaltig Kosten sparen

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Seit etwa 10 Jahren setzen Unternehmen zunehmend auf cloudbasierte Lösungen und -Infrastrukturen. Dies führte zu der Annahme, dass Software Asset Management bald obsolet werden würde oder zumindest eine weniger wichtige Rolle spielen wird.

In der Realität ist jedoch genau das Gegenteil eingetreten. Nicht oder nur unvollständig gemanagte Cloud-Infrastrukturen und -Softwarelösungen werden sehr schnell unübersichtlich und damit sowohl kostenseitig, wie auch sicherheitstechnisch intransparent.

Insofern hat sich die Disziplin "Software Asset Management" (“SAM”) sowohl in ihrer Zielrichtung, als auch in ihrer Umsetzung gewandelt. Für uns lautet der aktuelle Begriff: “Software Management”!

War eine der ursprünglichen Definitionen von Software Asset Management:

”Die richtige Lizenz zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle und das zu optimierten Kosten”,

so kommen heute Punkte dazu, wie:

• permanente Kostenoptimierung für cloudbasierte Software, Lösungen und Infrastruktur

• technologisches Risikomanagement

1. Konsolidierung von Applikationen

Jede Applikation/Lösung, die im Unternehmen eingesetzt wird generiert offensichtliche Kosten. Lizenzkauf oder -Miete, Wartungskosten, benötigte Infrastruktur, Implementierung / Rollout, u.s.w….
Nicht so offensichtliche Kosten entstehen aber auch schon vor dem Kauf (Testing und Evaluation, ggfs. Ausschreibung, Sicherheitschecks, etc, …)

Anhand dieser unvollständigen Aufzählung wird schon deutlich, dass die Gesamtkosten (TCO) der durch die IT zu betreuenden Applikationen mit jeder weiteren Applikation überproportional steigt.

Das bestehende Applikationsportfolio zu konsolidieren oder rationalisieren wird neben den Lizenzkosten auch gerade noch einen Rattenschwanz an weiteren Kosten senken.

Vorgehensweise:

• Applikationen ermitteln und kategorisieren

• Redundanzen ermitteln und beseitigen

• Applikationsportfolio erstellen und permanent managen

• Unternehmenspolicies erstellen (und umsetzen), die die Einführung neuer Applikationen regelt

2. Cloud Management

Wie bereits erwähnt, führt NUR stringend gemanagte Cloud Ressourcen zur transparenten Kostenkontrolle und -Planung. Für jede cloudbasierte Ressource, sei es eine Applikation oder Infrastruktur braucht es klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Regeln.

Genau wie beim Applikationsmanagement braucht es hier Regeln, die genau festlegen, wer, wie und unter Einhaltung welcher Prozesse Cloud Infrastruktur beantragen, buchen, nutzen und verwalten kann.

Klingt kompliziert? Ist es aber nicht!

Die Schritte sind den oben genannten sehr ähnlich:

• Erfassung der aktuell genutzten cloudbasierten Ressourcen

• Cloud-Ressourcen zuweisen und optimieren

• Cloud Portfolio erstellen und permanent managen

• Unternehmenspolicies erstellen (und umsetzen), die die Einführung neuer Cloud-Ressourcen regelt

3. Vendor Management

Der wirtschaftliche Erfolg der meisten Unternehmen, egal ob die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, hängt von einem erfolgreichen Key Account Management ab. Hier werden Kundenbeziehungen langfristig gepflegt und zum beiderseitigen Vorteil genutzt.

In der IT ist das nicht anders. Zum einen müssen die internen Kunden, die die Services der IT beziehen gemanagt werden, um den bestmöglichen Service überhaupt erst erbringen zu können.

Auf der anderen Seite müssen die Lieferanten (Vendors) betreut und gemanagt werden. Nur so kann man Punkt 1. und 2. erfolgreich umsetzen. Durch eine enge Zusammenarbeit zumindest mit den wichtigsten Lieferanten ergibt sich einerseits ein Vertrauensverhältnis, von dem beide Parteien profitieren und andererseits Vorteile, wie:

• Einfachere Auswahl des jeweils besten Anbieters

• Besseres Vertragsmanagement

• Einfacheres Performance Management

• Transparentes Preis-Leistungs-Verhältnis

• Vermeidung von Lizenzaudits!

• …

4. Project Portfolio Management

Alle in einem Unternehmen nötigen Ressourcen sollten einerseits in der Menge vorhanden sein, dass alle wichtigen Aufgaben jederzeit in höchster Qualität erledigt werden können. Andererseits verursacht es unnötige Kosten Ressourcen “im Überfluss” vorrätig zu haben.

In der IT benötigen wir:

• Hardwareinfrastruktur (physisch und cloudbasierend)

• Software und Lösungen

• Personal für den Betrieb

Die Kosten für meine Ressourcen kann ich nur dann optimieren, wenn ich genau weiss, was, wann, wo und für wie lange benötigt wird.

Da die IT-Ressourcen heute von fast alle in einem Unternehmen laufenden Projekte direkt oder indirekt betroffen sind, ist ein übergreifendes Project Portfolio Management unabdingbar.

Nur so können die IT-Ressourcen in dem Umfang geplant und bereit gestellt werden, die wirklich benötigt werden.

Vorteile:

• Roadmap zur Planung der Ressourcenverteilung

• Transparente Nutzen- und Risiko-Analyse vor Projektbeginn

• Übergreifende Projektabhängigkeiten verstehen

• -> KOSTENOPTIMIERUNG / Einsparungen

Für all vier (4) genannten Wege bieten wir Ihnen massgeschneiderte Unterstützung. Ganz nach Ihren Bedürfnissen:

• Beratung

• Standortbestimmung

• beratende Projektbegleitung

• Projekt-Management

• Managed Services