Post von Oracle, Microsoft oder SAP? Kein Grund zur Panik. Aber zum Handeln.
Der Brief kommt meistens überraschend. Ein grosser Softwarehersteller kündigt ein Lizenz- und Compliance-Audit an. Intern bricht leichte Nervosität aus – zu Recht, denn diese Prüfungen können teuer werden. Sechsstellig teuer.
Das Ironische: Die wenigsten Unternehmen haben bewusst gegen Lizenzbedingungen verstossen. Die Risiken entstehen fast immer durch gewachsene IT-Landschaften, komplexe Lizenzmodelle und die schlichte Tatsache, dass niemand den vollständigen Überblick hat. Die Hersteller wissen das. Und sie wissen es zu nutzen.
Wann mich Unternehmen holen
Ein Hersteller hat ein Audit angekündigt – und intern herrscht Unsicherheit
Man möchte sich proaktiv vorbereiten, bevor der Brief kommt
Die tatsächliche Lizenznutzung ist unklar – und ehrlich gesagt war sie das schon länger
Komplexe Lizenzmodelle müssen bewertet werden, bevor man mit dem Hersteller spricht
Verhandlungen mit dem Hersteller stehen an – und man will nicht mit leeren Händen dasitzen
Bei den grossen Herstellern können Audits schnell in Nachforderungen münden, die weit über die eigentliche Nutzung hinausgehen. Vorbereitung ist hier keine Option, sondern Pflicht.
Was ich tue
Ehrliche Standortbestimmung der Lizenzsituation: Wie reif sind die internen Prozesse? Wo sind die Lücken, die der Hersteller finden wird? Das klingt unangenehm – ist aber immer besser, als wenn der Hersteller es zuerst herausfindet.
Die tatsächliche Nutzungssituation analysieren – ehrlich, vollständig, ohne Schönfärberei
Lizenz- und Compliance-Situation bewerten – wo stehen wir wirklich?
Audit-Vorbereitung strukturieren – Dokumentation, Prozesse, Kommunikationsstrategie
Kommunikation mit dem Hersteller steuern – professionell, auf Augenhöhe, nicht devot
Verhandlungsstrategie entwickeln – denn ein Audit ist immer auch eine Verhandlung
Der wichtigste Schritt ist oft der erste: ehrlich feststellen, wo man steht. Wer seine eigene Position kennt, verhandelt anders als jemand, der hofft, dass der Hersteller nichts findet.
Was dabei rauskommt
Klarheit über die tatsächliche Lizenzsituation – vor dem Hersteller, nicht erst während des Audits
Deutlich reduziertes finanzielles Risiko
Professionelle Verhandlungsposition gegenüber dem Hersteller
Strukturierter Prozess statt reaktivem Krisenmanagement
Und oft: die Erkenntnis, dass die Situation besser ist als befürchtet
Für wen das relevant ist,
Unternehmen mit komplexen Software-Landschaften – also praktisch alle ab einer gewissen Grösse
Organisationen, die mit grossen Herstellern arbeiten (Oracle, Microsoft, Adobe, SAP, IBM, Red Hat, etc.)
Unternehmen, die gerade ein Audit-Schreiben erhalten haben
CIOs, die lieber proaktiv aufräumen als reaktiv bezahlen
Unternehmen, die ihre Lizenz-Compliance generell mal auf den Prüfstand stellen wollen
Weitere Leistungen
Audit-Brief auf dem Tisch?
Dann zählt jetzt Geschwindigkeit. Je früher wir sprechen, desto besser die Ausgangslage. Das Erstgespräch kostet nichts – ausser 30 Minuten Ihrer Zeit.