Warum IT-Kosten plötzlich ausser Kontrolle geraten
In vielen Unternehmen gibt es einen Moment, den CFO und CIO gleichermassen fürchten.
Das IT-Budget steigt.
Und niemand kann genau erklären, warum.
Die Systeme laufen stabil.
Die Cloud funktioniert.
Neue Projekte wurden gar nicht gestartet.
Trotzdem steigen die Kosten jedes Jahr weiter.
In solchen Situationen wird oft zuerst nach technischen Ursachen gesucht. Neue Plattformen, ineffiziente Infrastruktur oder falsche Architekturentscheidungen.
In der Praxis liegt das Problem meist woanders.
Es liegt in der Struktur der IT-Kosten.
Nach über zwanzig Jahren in Projekten rund um IT-Kosten, Vendor-Verträge und Transformationsprogramme sehe ich immer wieder dieselben drei Muster.
1. Vendor-Strukturen wachsen unkontrolliert
Die meisten IT-Landschaften entstehen nicht nach einem Masterplan.
Sie wachsen.
Neue Projekte bringen neue Hersteller.
Cloud-Services kommen hinzu.
SaaS-Lösungen werden von Fachbereichen eingeführt.
Nach einigen Jahren existiert eine Vendor-Landschaft mit:
mehreren Lizenzmodellen
unterschiedlichen Vertragslaufzeiten
verschiedenen Einkaufswegen
kaum vergleichbaren Preismodellen
Die eigentlichen Kosten entstehen dann nicht durch einzelne Produkte, sondern durch die Komplexität der Gesamtstruktur.
Viele Unternehmen stellen erst fest, wie unübersichtlich ihre Vendor-Landschaft geworden ist, wenn grössere Vertragsverlängerungen anstehen.
2. Cloud-Budgets skalieren schneller als Governance
Cloud-Infrastrukturen lösen viele technische Probleme sehr elegant.
Kostenprobleme lösen sie allerdings nicht automatisch.
Im Gegenteil.
Cloud ermöglicht es Organisationen, Infrastruktur sehr schnell zu skalieren. Was technisch sinnvoll ist, führt organisatorisch oft zu neuen Herausforderungen.
Typische Situationen sind:
mehrere Teams betreiben eigene Cloud-Ressourcen
Kosten werden nur begrenzt zugeordnet
Verantwortlichkeiten für Budgets sind unklar
Am Ende existiert zwar ein Cloud-Budget, aber keine echte Steuerung.
Die Folge ist nicht zwingend Verschwendung, sondern schlicht fehlende Transparenz.
3. Business bestellt IT – aber niemand steuert sie
Ein drittes Muster hat weniger mit Technologie zu tun als mit Organisation.
In vielen Unternehmen bestellen Fachbereiche heute selbst IT-Leistungen.
Das betrifft vor allem:
SaaS-Lösungen
Marketing-Tools
Analyseplattformen
Kollaborationssoftware
Für einzelne Teams ist das oft sehr sinnvoll.
Für die Gesamtstruktur der IT-Kosten führt es jedoch schnell zu parallelen Lösungen, redundanten Funktionen und komplexen Vertragsstrukturen.
IT wird dann nicht mehr als Steuerungsinstanz wahrgenommen, sondern hauptsächlich als Betreiber.
Und Betreiber haben selten den vollständigen Überblick über Kostenstrukturen.
Transparenz ist selten ein technisches Problem
Wenn IT-Kosten ausser Kontrolle geraten, liegt das selten an fehlender Technologie.
Meist fehlen:
Transparenz über Kostenstrukturen
klare Verantwortlichkeiten
eine konsistente Vendor- und Vertragsstrategie
Das sind organisatorische Themen, keine technischen.
Die gute Nachricht ist, dass sich solche Situationen in der Regel relativ schnell klären lassen, sobald die tatsächlichen Strukturen sichtbar werden.
Viele Mandate beginnen genau mit diesem ersten Schritt.
Mit einem nüchternen Blick auf die Frage, wo IT-Kosten tatsächlich entstehen.
Viele Mandate beginnen mit einem kurzen Gespräch über eine konkrete Situation.