Warum IT-Kosten ausser Kontrolle geraten
Es gibt diesen Moment, den CFO und CIO gleichermassen fürchten.
Das IT-Budget steigt. Und niemand kann genau erklären, warum.
Die Systeme laufen stabil. Die Cloud funktioniert. Neue Projekte wurden gar nicht gestartet. Trotzdem steigen die Kosten. Jedes Jahr. Zuverlässig.
In solchen Situationen wird meistens zuerst die Technik verdächtigt. Neue Plattformen, ineffiziente Infrastruktur, falsche Architekturentscheidungen.
Kann sein. Ist es aber fast nie.
Nach über zwanzig Jahren in Projekten rund um IT-Kosten, Vendor-Verträge und Transformationsprogramme sehe ich immer wieder dieselben drei Muster. Keines davon ist technisch.
1. Vendor-Strukturen wachsen unkontrolliert
IT-Landschaften entstehen nicht nach einem Masterplan. Sie wachsen. Neue Projekte bringen neue Hersteller, Cloud-Services kommen hinzu, SaaS-Lösungen werden von Fachbereichen eingeführt – gerne auch mal am Einkauf vorbei.
Nach ein paar Jahren hat man dann eine Vertragslandschaft mit verschiedenen Lizenzmodellen, unterschiedlichen Laufzeiten, diversen Einkaufswegen und Preismodellen, die kein Mensch mehr vergleichen kann.
Die Kosten entstehen dann nicht durch einzelne Produkte, sondern durch die Komplexität der Gesamtstruktur. Das Ironische: Viele Unternehmen merken das erst, wenn eine grosse Vertragsverlängerung ansteht und plötzlich jemand fragt „Was zahlen wir eigentlich insgesamt?“
2. Cloud-Budgets skalieren schneller als Governance
Cloud löst viele technische Probleme elegant. Kostenprobleme löst sie nicht. Im Gegenteil.
Cloud ermöglicht es, Infrastruktur in Minuten bereitzustellen. Was technisch brillant ist, führt organisatorisch oft zu einem Problem: Mehrere Teams betreiben eigene Ressourcen, Kosten werden kaum zugeordnet, und wer für das Budget verantwortlich ist, weiss eigentlich niemand so genau.
Am Ende existiert zwar ein Cloud-Budget. Aber keine Steuerung. Das ist nicht Verschwendung – das ist schlicht fehlende Transparenz. Und fehlende Transparenz ist teuer.
3. Business bestellt IT – aber niemand steuert sie
Das dritte Muster hat weniger mit Technologie zu tun als mit Organisation.
Fachbereiche bestellen heute selbst IT-Leistungen: SaaS-Lösungen, Marketing-Tools, Analyseplattformen, Kollaborationssoftware. Für einzelne Teams ist das oft sehr sinnvoll.
Für die Gesamtstruktur der IT-Kosten führt es zu parallelen Lösungen, redundanten Funktionen und Vertragsstrukturen, bei denen niemand den Überblick hat. IT wird dann nicht mehr als Steuerungsinstanz wahrgenommen, sondern als Betreiber. Und Betreiber fragt selten jemand nach den Gesamtkosten.
Transparenz ist kein technisches Problem
Wenn IT-Kosten ausser Kontrolle geraten, liegt das selten an der Technologie. Meist fehlen drei Dinge: Transparenz über Kostenstrukturen, klare Verantwortlichkeiten und eine konsistente Vendor-Strategie.
Das sind organisatorische Themen. Keine technischen.
Die gute Nachricht: Solche Situationen lassen sich relativ schnell klären, sobald die tatsächlichen Strukturen sichtbar werden. Man muss nur ehrlich hinschauen wollen.